Sage Drive

Sage Drive jest funkcjonalnością przeznaczoną do wsparcia współpracy między biurem rachunkowym a jego klientem. Służy do elektronicznej wymiany danych pomiędzy tymi dwoma podmiotami. Jego największa zaletą (stanowiącą przewagę nad wymianą danych za pomocą poczty elektronicznej) jest obustronna wymiana informacji o statusie dokumentu – klient widzi w swoim programie czy biuro rachunkowe pobrało dokument do systemu księgowego, a biuro rachunkowe widzi w swoim systemie czy klient poprawiał dokument.

Korzyści:

  1. Dla biura rachunkowego
  •  Usprawnienie obsługi procesu zbierania dokumentów źródłowych od klientów
  •  Klient wysyłając dokumenty elektronicznie może to robić częściej, nie czekając na ostatnią chwilę
  •  Oszczędność czasu
  •  Dokumenty wysłane elektronicznie są importowane bezpośrednio do systemu księgowego, co trwa krócej niż wprowadzanie ich ręcznie.
  •  Jeśli klient, po wysłaniu dokumentu do biura dokona w nim zmian (np. zauważył, że podczas wprowadzania faktury zakupu wybrał błędny towar), to biuro jest automatycznie informowane o tej zmianie. Klient nie musi dzwonić do księgowej, zajmując jej czas. Ponadto księgowa, aby zaktualizować dane w swoim systemie musi jedynie ponownie pobrać zmieniony dokument.
  •  Zmniejszenie ryzyka błędu

Ponieważ dokumenty są importowane (a nie wprowadzane ręcznie), zmniejsza się ryzyko pomyłki podczas ich ponownego wprowadzania

  •  Biuro rachunkowe otrzymuje zawsze aktualne dane dokumencie. Jeśli klient poprawi dokument wysłany do biura, którego biuro nie zdążyło jeszcze pobrać, to pobierając dokument system automatycznie wczyta jedynie dane po ostatniej zmianie. Księgowa nie musi się zastanawiać i wyjaśniać co klient zmieniał w międzyczasie oraz która wersja jest aktualna – otrzyma tylko wersję aktualną.
  •  Innowacyjność procesów biznesowych (wykorzystanie technologii cloud) – co pozwala na skorzystanie z ulg podatkowych
  •  Bezpieczeństwo danych – dokumenty są przesyłane przez Sage Drive – bezpieczne środowisko
  •  Mniejsze ryzyko wykradzenia danych klienta niż w przypadku maila
  •  Do danych mają dostęp konkretni (nazwani) użytkownicy zarówno po stronie klienta, jak i po stronie biura rachunkowego

 

  1. Dla klienta biura rachunkowego
  • Usprawnienie obsługi procesu dostarczania dokumentów źródłowych do biura rachunkowego
  • Wysłanie dokumentów zajmuje maksymalnie kilka minut i można to zrobić nie ruszając się ze swojego biura
  • Oszczędność czasu
  • Wysłanie dokumentów zajmuje maksymalnie kilka minut i można to zrobić nie ruszając się ze swojego biura
  • Klient na bieżąco widzi w swoim systemie czy biuro zaczęło już przetwarzać jego dokumenty (pobrało je do systemu księgowego). Nie musi dzwonić do księgowej, jeśli ma potrzebę dokonać zmian w dokumencie.
  • Jeśli dokument nie został jeszcze pobrany przez biuro do systemu księgowego, to po edycji tego dokumentu biuro otrzyma od razu poprawioną wersję
  • Jeśli biuro już pobrało dokument do systemu księgowego, to po edycji zostanie automatycznie poinformowane o tym fakcie i wystarczy że ponownie pobierze dokument, aby zaktualizować swoje dane.
  • Zwiększenie kontroli nad dokumentami
  • Klient widzi w swoim systemie, które dokumenty zostały wysłane, a które zostały odebrane przez biuro.
  • Łatwiej może znaleźć dokumenty nie wysłane.
  • Może również zablokować pracownikom możliwość edycji dokumentów wysłanych.
  • Bezpieczeństwo danych – dokumenty są przesyłane przez Sage Drive – bezpieczne środowisko
  • Mniejsze ryzyko wykradzenia danych firmy niż w przypadku maila
  • Do danych mają dostęp konkretni (nazwani) użytkownicy zarówno po stronie klienta, jak i po stronie biura rachunkowego