KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, ma na celu standaryzację i cyfryzację procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF wchodzi z dniem 1 lipca 2024.
Wprowadzenie KSeF będzie miało wpływ na wszystkie podmioty gospodarcze w kraju – od dużych korporacji, przez średnie i małe przedsiębiorstwa, aż do jednoosobowych działalności gospodarczych.
Najważniejsze założenia KSeF to:
- Elektroniczne wystawianie i przesyłanie faktur.
- Centralne archiwizowanie faktur.
- Standaryzacja formatu i struktury faktur.
- Wgląd rządu w transakcje gospodarcze.
Pomimo, że KSeF ma na celu uproszczenie i usprawnienie procesów, wprowadzenie go może wywołać szereg trudności. Firmy będą musiały dostosować swoje systemy księgowe, wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, a księgowi i dyrektorzy finansowi będą musieli nauczyć się nowych procedur. Wiąże się to z dodatkowym obciążeniem pracą i potencjalnie większymi wydatkami.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur może być wyzwaniem dla przedsiębiorców, księgowych oraz biur rachunkowych. Czynnikami budzącymi najwięcej obaw są ograniczenia i wymagania, jakie stawia przed nimi nowy system.
1 brak informacji o fakturach do odebrania lub pobrania. Przedsiębiorcy muszą sami monitorować i śledzić te procesy, co generuje dodatkową pracę.
2 brak funkcji wykrywania błędów merytorycznych w fakturach w systemie KSeF. To oznacza, że każdy błąd, niezależnie od jego natury, może nie zostać wykryty automatycznie, co zwiększa ryzyko pomyłek i nieścisłości.
3 KSeF nie umożliwia sprawdzenia i cofnięcia już wysłanego dokumentu. Biorąc pod uwagę, jak ważne jest zarządzanie fakturami i jak duże konsekwencje mogą mieć błędy, brak takiej funkcji może stanowić poważną trudność.
4 wyzwaniem jest także konieczność przeprojektowania procesów wewnętrznych. Aby w pełni korzystać z KSeF, przedsiębiorstwa muszą dostosować swoje obecne procedury, co może wiązać się z koniecznością dodatkowego szkolenia personelu lub nawet zatrudnieniem nowych pracowników.
Wszystko to pokazuje, że mimo korzyści, jakie może przynieść cyfryzacja i standaryzacja fakturowania, wprowadzenie KSeF jest procesem wymagającym i pełnym wyzwań, które firmy muszą pokonać.
Jednakże, z odpowiednim partnerem dostarczającym oprogramowanie do obsługi KSeF, cały proces powinien przebiegać gładko.
Choć wydaje się, że jest jeszcze dużo czasu do wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur do KSeF, to jest to złudzenie. Prace nad wdrożeniem nowych systemów i procedur mogą zająć sporo czasu, a dostawcy rozwiązań IT mogą być przeciążeni zleceniami. Dlatego warto rozpocząć działania już teraz, aby uniknąć niespodzianek i zapewnić płynne przejście do nowego systemu.
KSeF to przyszłość fakturowania. Choć zmiany mogą wydawać się trudne, z odpowiednim przygotowaniem i wsparciem, będą one korzystne dla wszystkich. Nie czekaj do ostatniej chwili, zadbaj o swój biznes już dziś.
Pobierz e bok Symfonii Czy Twoja firma jest gotowa na KSef
